Privacidad y confidencialidad

Esta traducción al español se ofrece solo como referencia. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.

Política de privacidad y confidencialidad HIPAA

Normas para el manejo de la información de salud protegida en la prestación de servicios lingüísticos

Empresa Translation Excellence, Inc.

Fecha de entrada en vigor 18 de junio de 2026

Última revisión 18 de junio de 2026

Función Asociado comercial conforme a HIPAA

Contenido

Introducción y alcance
Nuestra función conforme a HIPAA
¿Qué es la PHI?
Usos y divulgaciones permitidos
Usos y divulgaciones prohibidos
Confidencialidad de los intérpretes

Salvaguardas y seguridad
Acuerdos de asociado comercial
Notificación de brechas
Sus derechos sobre la PHI
Capacitación y rendición de cuentas
Quejas y contacto

Translation Excellence, Inc. se compromete a proteger la privacidad y la confidencialidad de toda la información de salud a la que tenga acceso en el curso de la prestación de servicios lingüísticos. Esta política rige la forma en que manejamos la información de salud protegida (PHI) como asociado comercial conforme a HIPAA y establece las normas que nuestros intérpretes, traductores y personal deben cumplir cuando trabajan en entornos de atención médica.

01 Introducción y alcance

Translation Excellence, Inc. (“Translation Excellence”, “nosotros” o “nuestro”) presta servicios profesionales de interpretación, traducción y accesibilidad (incluidos ASL y CART) a organizaciones de salud, hospitales, clínicas y otras entidades cubiertas. En el curso de la prestación de estos servicios, nuestro personal puede tener contacto o acceso a información de salud protegida (PHI) de pacientes y usuarios de servicios de salud.

Esta Política de privacidad y confidencialidad HIPAA se aplica a:

Todos los empleados, contratistas e intérpretes independientes de Translation Excellence
Todos los encargos de traducción e interpretación realizados en entornos de atención médica
Cualquier servicio de traducción de documentos, transcripción o CART que involucre contenido clínico o de pacientes
Todos los servicios de interpretación de ASL en contextos médicos o de salud conductual
La interpretación remota por video (VRI) y la interpretación telefónica en entornos de atención médica

ℹ️ Esta política se aplica de forma adicional a las obligaciones generales de confidencialidad que todos los intérpretes y traductores de Translation Excellence aceptan como parte de su relación profesional con nuestra empresa, y no las sustituye.

02 Nuestra función conforme a HIPAA

Conforme a la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 (HIPAA), modificada por la Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Salud Económica y Clínica (HITECH), Translation Excellence actúa como asociado comercial cuando presta servicios a entidades cubiertas del sector salud.

Una entidad cubierta es un proveedor de atención médica, un plan de salud o una cámara de compensación de atención médica sujeto directamente a HIPAA. Un asociado comercial es una persona o empresa que presta a una entidad cubierta servicios que implican acceso a PHI.

En su función de asociado comercial, Translation Excellence se compromete a:

Usar y divulgar la PHI únicamente según lo permitan nuestro acuerdo de asociado comercial (BAA) y la legislación aplicable
Implementar salvaguardas administrativas, físicas y técnicas adecuadas para proteger la PHI
Notificar a la entidad cubierta correspondiente cualquier brecha, conocida o sospechada, de PHI no asegurada
Garantizar que todos los subcontratistas o agentes que accedan a PHI acepten las mismas restricciones y condiciones
Poner nuestros libros y registros a disposición del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. (HHS) cuando así se requiera
Devolver o destruir toda la PHI al término de nuestra relación de servicio, cuando sea factible

✅ Cumplimiento de HITECH: las obligaciones de Translation Excellence en virtud de esta política se extienden a los requisitos de la Ley HITECH, incluidas las normas de notificación de brechas y la aplicación directa de determinadas disposiciones de HIPAA a los asociados comerciales.

03 ¿Qué es la información de salud protegida (PHI)?

La información de salud protegida (PHI) es toda información de salud que permite identificar a una persona y que es creada, recibida, conservada o transmitida por una entidad cubierta o un asociado comercial. La PHI puede existir en cualquier forma: oral, escrita o electrónica (ePHI).

Ejemplos de PHI con los que pueden encontrarse nuestros intérpretes

Cualquiera de los siguientes datos, cuando está vinculado a una persona identificable, constituye PHI:

Nombre y datos de contacto del paciente
Fechas de tratamiento u hospitalización
Números de expediente médico o de cuenta
Diagnóstico, pronóstico o planes de tratamiento
Información sobre recetas y medicamentos
Información de seguros y facturación
Registros de salud mental y salud conductual
Resultados de laboratorio e informes de estudios de imagen
Números de Seguro Social o de identificación
Datos geográficos de un nivel inferior al estatal

Los intérpretes deben tratar toda la información a la que tengan acceso durante un encargo en el sector salud como posible PHI, independientemente de que se haya identificado formalmente como tal, y mantener la confidencialidad en consecuencia.

04 Usos y divulgaciones permitidos de la PHI

El personal de Translation Excellence solo puede usar o divulgar PHI en las siguientes circunstancias:

Finalidad	Descripción	Autorización
Prestación del servicio	Interpretar o traducir información de salud según sea necesario para prestar el servicio lingüístico solicitado durante una consulta clínica	Permitido
Operaciones de atención médica	Revisión interna de calidad, investigación de quejas o auditorías, limitadas a la información mínima necesaria	Permitido
Exigido por ley	Divulgación exigida por una orden judicial válida, una agencia gubernamental o la legislación o normativa aplicable	Permitido
Salud y seguridad públicas	Notificaciones a las autoridades de salud pública cuando lo exija la ley, o divulgaciones necesarias para prevenir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad	Permitido
Funciones de asociado comercial	Compartir PHI con subcontratistas que hayan suscrito un BAA y presten servicios en nombre de Translation Excellence	Permitido
Autorización del paciente	Cualquier uso o divulgación autorizado específicamente por escrito por el paciente	Requiere autorización
Marketing o venta	Usar o divulgar PHI con fines de marketing o intercambiar PHI a cambio de una remuneración	Prohibido

⚠️ Norma del mínimo necesario: al acceder a PHI, usarla o divulgarla, el personal de Translation Excellence debe limitar su exposición a la cantidad mínima de información necesaria para realizar la tarea. Los intérpretes no deben revisar historias clínicas ni documentación clínica más allá de lo directamente necesario para prestar el servicio solicitado.

05 Usos y divulgaciones prohibidos

Queda estrictamente prohibido para todo el personal y los contratistas de Translation Excellence:

Comentar PHI fuera del encargo: hablar de información de pacientes con cualquier persona que no participe directamente en la atención o el servicio
Usar PHI con fines personales: utilizar cualquier información de pacientes obtenida durante un encargo en beneficio propio o con fines ajenos al trabajo
Grabaciones no autorizadas: grabar, fotografiar o copiar cualquier PHI o contenido relacionado con pacientes sin la autorización expresa de la entidad cubierta
Divulgación en redes sociales: publicar, compartir o mencionar cualquier detalle de un encargo de interpretación en el sector salud en redes sociales o plataformas públicas, incluso sin nombrar al paciente
Sustracción de documentos: retirar, copiar o conservar documentos físicos o digitales que contengan PHI después de un encargo
Acceso por curiosidad: acceder a PHI por curiosidad personal y no por necesidad para la prestación del servicio
Reidentificación: intentar identificar a un paciente a partir de información desidentificada

🚫 Consecuencias de las infracciones: las infracciones pueden dar lugar a la retirada inmediata del encargo, la rescisión del contrato o la terminación de la relación laboral, y la remisión a las autoridades regulatorias o policiales. Las infracciones de HIPAA pueden conllevar sanciones civiles de hasta 1.9 millones de dólares por categoría de infracción y por año.

06 Obligaciones de confidencialidad de los intérpretes

Los intérpretes de Translation Excellence están sujetos tanto a códigos de ética profesional como a los requisitos de HIPAA cuando trabajan en entornos de atención médica.

Durante el encargo

Interpretar con exactitud y de forma completa, sin omitir, añadir ni alterar información
Mantener una imparcialidad estricta: no abogar, aconsejar ni expresar opiniones personales
Abstenerse de mantener conversaciones aparte con el paciente fuera del intercambio interpretado
Alertar al profesional clínico si considera que existe un problema de seguridad del paciente que no se está comunicando
No aceptar regalos, propinas ni datos de contacto personales de los pacientes

Después del encargo

No conservar, grabar ni compartir ninguna información obtenida durante el encargo
Devolver o destruir cualquier material que contenga PHI proporcionado para la preparación, según las instrucciones de la entidad cubierta
Informar de inmediato a la dirección de Translation Excellence cualquier inquietud sobre exposición de PHI o posible brecha
No reconocer la identidad de ninguna persona para la que haya interpretado, en ningún contexto profesional o social

Interpretación remota y por video (VRI/telefónica)

Realizar las sesiones desde un lugar privado y seguro donde otras personas no puedan escuchar la PHI
Utilizar únicamente plataformas aprobadas por Translation Excellence o designadas por el cliente
Asegurarse de que no haya personas no autorizadas en la sala durante la sesión
Cerrar y proteger cualquier documento o pantalla relacionados con PHI después de cada sesión

📋 Todos los intérpretes de Translation Excellence asignados a cuentas del sector salud deben firmar un Acuerdo de Confidencialidad y Cumplimiento de HIPAA como condición para poder recibir encargos.

07 Salvaguardas y seguridad

Translation Excellence mantiene salvaguardas administrativas, físicas y técnicas para proteger la PHI de conformidad con la Regla de Seguridad de HIPAA.

Salvaguardas administrativas

Capacitación obligatoria en cumplimiento de HIPAA para todo el personal antes de los encargos en el sector salud
Responsable de Privacidad de HIPAA designado, encargado de supervisar la política y el cumplimiento
Procedimientos de autorización y verificación de antecedentes del personal que accede a PHI
Política de sanciones para los miembros del personal que infrinjan las políticas de HIPAA

Salvaguardas físicas

Espacios de trabajo seguros para cualquier interpretación remota o traducción que involucre PHI
Eliminación segura (trituración) de cualquier documento físico que contenga PHI
Controles de acceso en cualquier ubicación física donde se maneje PHI

Salvaguardas técnicas (ePHI)

Transmisión cifrada de cualquier ePHI exclusivamente a través de plataformas seguras y aprobadas
Controles de acceso e identificación única de usuarios en los sistemas que contienen ePHI
Cierre automático de sesión en los dispositivos utilizados para sesiones que involucren ePHI
Controles de auditoría para rastrear el acceso a ePHI

08 Acuerdos de asociado comercial (BAA)

Antes de prestar servicios lingüísticos en cualquier entorno en el que el personal de Translation Excellence pueda acceder a PHI, debe estar vigente un acuerdo de asociado comercial (BAA) debidamente suscrito entre Translation Excellence y el cliente que sea entidad cubierta.

El BAA rige los usos y divulgaciones de PHI específicamente permitidos, las obligaciones de Translation Excellence de proteger la PHI, los procedimientos y plazos de notificación de brechas, la devolución o destrucción de la PHI al término de la relación de servicio y los requisitos aplicables a los subcontratistas.

1 Incorporación de nuevos clientes del sector salud El equipo de operaciones de Translation Excellence confirma si se requiere un BAA. Se proporciona al cliente una plantilla de BAA para su revisión y firma antes del inicio del servicio.

2 BAA de subcontratistas e intérpretes independientes Todo intérprete independiente o subcontratista asignado a una cuenta del sector salud debe suscribir un BAA con Translation Excellence antes de su primer encargo.

3 Mantenimiento y renovación de los BAA Translation Excellence conserva en archivo los BAA suscritos y los revisa anualmente o cuando el alcance de los servicios cambia de forma sustancial.

⚠️ Ningún miembro del personal de Translation Excellence podrá iniciar un encargo en el sector salud que pueda implicar acceso a PHI sin la confirmación de que existe un BAA válido con el cliente que sea entidad cubierta.

09 Notificación de brechas

Conforme a la Regla de Notificación de Brechas de HIPAA, Translation Excellence está obligada a notificar a las entidades cubiertas correspondientes cualquier brecha de PHI no asegurada. Se define como brecha la adquisición, el acceso, el uso o la divulgación no autorizados de PHI que comprometan su seguridad o privacidad.

Qué constituye una brecha

La divulgación de PHI por parte de un intérprete a una parte no autorizada
La pérdida o el robo de un dispositivo que contenga ePHI
El envío de PHI al destinatario equivocado por correo electrónico, fax o mensaje
El acceso no autorizado a expedientes de pacientes durante un encargo de traducción
Un ataque de ransomware o ciberataque que afecte a sistemas que contengan ePHI

Procedimiento de notificación de brechas

1 Notificación interna inmediata Todo empleado, intérprete o contratista que descubra o sospeche una brecha de PHI debe notificarla a la dirección de Translation Excellence a más tardar 24 horas después de su descubrimiento.

2 Investigación interna Translation Excellence evaluará el incidente en un plazo de 5 días hábiles para determinar si constituye una brecha notificable conforme al criterio de “baja probabilidad de compromiso” de HIPAA.

3 Notificación a la entidad cubierta Si se confirma una brecha, Translation Excellence notificará a la entidad cubierta correspondiente sin demoras injustificadas y a más tardar 60 días calendario después de su descubrimiento, conforme a 45 CFR § 164.410.

4 Documentación Todas las investigaciones y notificaciones de brechas se documentan y conservan durante un mínimo de 6 años, de conformidad con los requisitos de documentación de HIPAA.

10 Derechos de las personas sobre la PHI

Como asociado comercial, Translation Excellence respalda los derechos de los pacientes y usuarios de servicios de salud sobre su PHI. Las solicitudes deben dirigirse al proveedor de atención médica del paciente que actúa como entidad cubierta. Translation Excellence colaborará con las entidades cubiertas para hacer efectivos estos derechos.

📋

Derecho de acceso

Solicitar la consulta y copias de la PHI sobre usted que conserve la entidad cubierta.

✏️

Derecho de enmienda

Solicitar correcciones o enmiendas de la PHI inexacta o incompleta que figure en sus registros.

📊

Derecho a un registro de divulgaciones

Solicitar un registro de las divulgaciones de su PHI realizadas por la entidad cubierta o sus asociados comerciales.

🔒

Derecho a solicitar restricciones

Solicitar restricciones a determinados usos y divulgaciones de su PHI.

📮

Derecho a comunicaciones confidenciales

Solicitar que la PHI se le comunique únicamente por determinados medios o en determinados lugares.

📄

Derecho a una copia de esta política

Solicitar en cualquier momento una copia de esta Política de privacidad y confidencialidad HIPAA.

11 Capacitación y rendición de cuentas

Translation Excellence se compromete a mantener un personal bien capacitado y en cumplimiento de HIPAA. Las medidas de capacitación y rendición de cuentas incluyen:

Capacitación inicial en HIPAA: todos los nuevos empleados y contratistas asignados a cuentas del sector salud deben completar una capacitación en privacidad y seguridad de HIPAA antes de su primer encargo, que abarca el reconocimiento de la PHI, las obligaciones de confidencialidad, las divulgaciones permitidas y prohibidas, y la notificación de brechas.
Capacitación anual de actualización: todos los intérpretes y traductores activos del sector salud completan cada año una capacitación de actualización sobre el cumplimiento de HIPAA.
Reconocimiento de la política: todo el personal debe revisar y firmar esta política, dejando constancia de que la comprende y se compromete a cumplirla.
Responsable de Privacidad de HIPAA: Translation Excellence designa a un Responsable de Privacidad encargado del cumplimiento de HIPAA, de recibir las notificaciones de brechas y de coordinarse con los clientes que son entidades cubiertas en asuntos de privacidad.
Política de sanciones: las infracciones pueden dar lugar a advertencias, la retirada del encargo, la terminación de la relación y la remisión a las autoridades regulatorias.
Conservación de documentación: los registros de capacitación, los BAA, los expedientes de investigación de brechas y los documentos de políticas se conservan durante un mínimo de 6 años.

12 Quejas y contacto

Si considera que se han vulnerado sus derechos de privacidad, o si tiene preguntas o inquietudes sobre la forma en que Translation Excellence maneja la PHI, tiene derecho a presentar una queja directamente ante Translation Excellence o ante la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. Translation Excellence no tomará represalias contra ninguna persona por presentar una queja de buena fe.

Comuníquese con nuestro Responsable de Privacidad de HIPAA para cualquier pregunta, inquietud o queja: Empresa Translation Excellence, Inc. Correo electrónico info@translationexcellence.com Dirección postal Translation Excellence, Inc. 3300 S. Parker Rd., Suite 200 Aurora, CO 80014 Sitio web translationexcellence.com

Oficina de Derechos Civiles (OCR) del HHS: queja federal También tiene derecho a presentar una queja directamente ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU.: U.S. Department of Health & Human Services 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201 En línea: www.hhs.gov/ocr/complaints Teléfono: 1-800-368-1019 | TDD: 1-800-537-7697 Las quejas deben presentarse dentro de los 180 días siguientes a la fecha en que usted tuvo o debió haber tenido conocimiento de la presunta infracción. La OCR puede ampliar este plazo por causa justificada.